Pembuatan Sistem Informasi Produksi

Pembuatan Sistem Informasi Produksi

Untuk Meningkatkan Kualitas Sistem Manufaktur dan Jasa

Leo Willyanto Santoso
Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Industri
Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131 – Surabaya 60236
Telp +62 31 8439040, Fax + 62 31 8417658
Email : leow@petra.ac.id
Abstrak

Pengolahan data produksi adalah salah satu faktor yang memiliki peran sangat
penting dalam membangun dan mengembangkan sistem informasi produksi. Selain itu,
pengolahan data produksi juga menjadi hal yang sangat menentukan dalam
pembuatan berbagai bentuk laporan produksi, yang pada akhirnya akan menjadi
ukuran untuk menilai proses produksi yang terjadi di suatu industri manufaktur dan
jasa. Pengolahan data pasien yang dilakukan secara manual merupakan suatu hal
yang kurang efisien dan efektif, selain itu juga tidak mampu menjamin akurasi
penghitungan, pengontrolan proses produksi yang berlangsung, rekapitulasi dan
sistem laporan yang dihasilkan.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat memungkinkan untuk
melakukan pembuatan sistem informasi berbasis komputer, sehingga dapat
memberikan kemudahan bagi pelaku bisnis di bidang industri manufaktur dan jasa
dalam mengelola data produksi. Perangkat lunak dalam penelitian ini dikembangkan
dengan Visual Basic 6.0 dan sistem manajemen basis data Microsoft SQL Server
2000.
Uji coba perangkat lunak yang telah dilakukan diketahui bahwa program ini
dapat dengan mudah dioperasikan, mempunyai alur kerja yang cukup jelas,
menyediakan berbagai fasilitas yang sangat membantu pekerjaan user dalam
melakukan kontrol produksi. Peningkatan proses produksi yang terjadi mencapai 60%.
Selain itu, sistem informasi produksi ini juga dapat berfungsi sebagai masukan bagi
manajemen perusahaan untuk proses pengambilan keputusan.
Kata kunci: Sistem Informasi Produksi, Kualitas Proses, dan Laporan

1. Pendahuluan
Organisasi industri merupakan salah satu mata rantai dari sistem
perekonomian, karena ia memproduksi dan mendistribusikan produk (barang atau
jasa). Produksi merupakan fungsi pokok dalam setiap organisasi, yang mencakup
aktivitas yang bertanggung jawab untuk menciptakan nilai tambah produk yang
merupakan output dari setiap organisasi industri itu.
Produksi adalah bidang yang terus berkembang selaras dengan perkembangan
teknologi, di mana produksi memiliki suatu jalinan hubungan timbal-balik (dua arah)
yang sangat erat dengan teknologi. Produksi dan teknologi saling membutuhkan.
Kebutuhan produksi untuk beroperasi dengan biaya yang lebih rendah, meningkatkan
kualitas dan produktivitas, dan menciptakan produk baru telah menjadi kekuatan yang
mendorong teknologi untuk melakukan berbagai terobosan dan penemuan baru.
Produksi dalam sebuah organisasi pabrik merupakan inti yang paling dalam, spesifik
serta berbeda dengan bidang fungsional lain seperti keuangan, personalia, dll.
Sistem produksi merupakan sistem integral yang mempunyai komponen
struktural dan fungsional. Dalam sistem produksi modern terjadi suatu proses
transformasi nilai tambah yang mengubah input menjadi output yang dapat dijual
dengan harga kompetitif di pasar.
Proses transformasi nilai tambah dari input menjadi output dalam sistem
produksi modern selalu melibatkan komponen struktural dan fungsional. Sistem
produksi memiliki beberapa karakteristik berikut:
1. Mempunyai komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berkaitan
satu sama lain dan membentuk satu kesatuan yang utuh. Hal ini berkaitan
dengan komponen struktural yang membangun sistem produksi itu.
2. Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya, yaitu menghasilkan produk
(barang atau jasa) berkualitas yang dapat dijual dengan harga kompetitif di
pasar.
3. Mempunyai aktivitas berupa proses transformasi nilai tambah input menjadi
output secara efektif dan efisien.
4. Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa
optimalisasi pengalokasian sumber-sumber daya.
Sistem produksi memiliki komponen atau elemen struktural dan fungsional yang
berperan penting dalam menunjang kontinuitas operasional sistem produksi itu.
Komponen atau elemen struktural yang membentuk sistem produksi terdiri dari: bahan
(material), mesin dan peralatan, tenaga kerja, modal, energi, informasi, tanah, dan lainlain.
Sedangkan komponen atau elemen fungsional terdiri dari: supervisi, perencanaan,
pengendalian, koordinasi, dan kepemimpinan, yang kesemuanya berkaitan dengan
manajemen dan organisasi. Suatu sistem produksi selalu berada dalam lingkungan,
sehingga aspek-aspek lingkungan, seperti perkembangan teknologi, sosial dan
ekonomi, serta kebijakan pemerintah akan sangat mempengaruhi keberadaan sistem
produksi itu.
Gambar 1. Skema Sistem Produksi
Secara skematis sederhana, sistem produksi dapat digambarkan seperti dalam
Gambar 1. Dari Gambar 1 tampak bahwa elemen-elemen utama dalam sistem
produksi adalah input, proses dan output, serta adanya suatu mekanisme umpan balik
untuk pengendalian sistem produksi itu agar mampu meningkatkan perbaikan terusmenerus
(continuos improvement). Beberapa contoh sistem produksi dapat dilihat
dalam Tabel 1.
Tabel 1. Contoh Sistem Produksi Jasa dan Manufaktur
No Sistem Input Output
1 Bank Karyawan, fasilitas gedung
dan peralatan kantor, modal,
energi, informasi, dll
Pelayanan finansial bagi
nasabah (deposito, pinjaman,
dll)
2 Rumah Sakit Dokter, perawat, karyawan,
fasilitas gedung dan
peralatan medik,
laboratorium, modal, energi,
informasi, dll
Pelayanan medik bagi pasien,
dll
3 Universitas Dosen, asisten, mahasiswa,
karyawan, fasilitas gedung
dan peralatan kuliah,
perpustakaan, laboratorium,
modal, dll.
Pelayanan akademik bagi
mahasiswa untuk
menghasilkan Sarjana (S1),
Magister (S2), Doktor (S3), dll.
4 Manufaktur Karyawan, fasilitas gedung
dan peralatan pabrik,
material, modal, energi,
informasi, dll.
Barang jadi, dll.
Suatu proses dalam sistem produksi dapat didefinisikan sebagai integrasi
sekuensial dari tenaga kerja, material, informasi, metode kerja, dan mesin atau
peralatan, dalam suatu lingkungan, guna menghasilkan nilai tambah bagi produk, agar
dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. Proses itu mengkonversi input terukur ke
dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi.
2. Sistem Informasi Produksi Berbasis Komputer
Salah satu sumber daya yang tersedia bagi seorang manager adalah informasi,
dimana informasi ini dapat dikelola seperti sumber daya yang lain yang membentuk
suatu sistem informasi sesuai dengan konsep dasar informasi. Agar suatu sistem
dapat dikenal dengan baik, maka sistem tersebut harus dipelajari. Sistem didefinisikan
sebagai kumpulan dari beberapa elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu. Suatu sistem mempunyai susunan dasar, antara lain: input, output,
transformasi, mekanisme pengendalian, dan tujuan.
Sistem adalah suatu kelompok elemen yang berinteraksi atau saling tergantung
secara teratur yang membentuk satu kesatuan menuju pencapaian suatu tujuan.
(APICS, 1998; Nauhria and Prakash, 1995)
Setiap sistem harus memiliki paling sedikit tujuh elemen yang saling bekerja
sama agar mencapai tujuan dari sistem itu. Ketujuh elemen dari sistem itu adalah: (1)
tujuan (objectives), (2) pelanggan (customers), (3) output, (4) proses, (5) input, (6)
pemasok (supplier), dan (7) pengukuran (measurements). Keterkaitan ketujuh elemen
sistem ini ditunjukkan dalam Gambar 2.
Suppliers Inputs Processes Output Customers
Measurements
Objectives
Gambar 2. Diagram Keterkaitan Elemen-elemen dalam Sistem
Berdasarkan konsep umum tentang sistem pada Gambar 2, maka dapat
dibangun suatu sistem manufaktur dan manajemen sistem manufaktur. Manajemen
sistem manufaktur terdiri dari dua konsep, yaitu: (1) konsep manajemen, dan (2)
konsep sistem manufaktur. Suatu sistem manufaktur mengkonversi input yang berasal
dari pemasok menjadi output untuk digunakan oleh pelanggan, sedangkan manajemen
sistem manufaktur memproses informasi yang berasal dari sistem manufaktur,
pelanggan, dan lingkungan melalui proses manajemen untuk menjadi keputusan atau
tindakan manajemen guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari sistem
manufaktur itu.
Sistem manufaktur yang efektif dan efisien membutuhkan integrasi dari banyak
subsistem yang mempengaruhi dan mengendalikan proses manufaktur, guna
memberikan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Berdasarkan
kenyataan diatas, maka perusahaan-perusahaan manufaktur yang akan mendominasi
pasar di abad 21 adalah perusahaan yang memiliki dedikasi total kepada pelanggan
untuk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi mereka.
Agar industri manufaktur menjadi kompetitif dalam pasar global yang dinamik,
maka industri itu membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang mampu memberikan
informasi secara komprehensif kepada manajemen untuk membuat keputusankeputusan
manajerial secara akurat. Dengan demikian melalui sistem informasi
terintegrasi yang akurat dan proses manajemen manufaktur yang efektif, akan
menghasilkan keputusan manajemen yang tepat untuk peningkatan terus-menerus dari
sistem manufaktur itu. Dengan kata lain sistem informasi terintegrasi akan memberikan
suatu keunggulan kompetitif bagi sistem manufaktur.
3. Desain dan Implementasi Sistem
Suatu sistem informasi produksi terintegrasi, secara garis besar bagan
prosesnya ditunjukkan dalam Gambar 3.
Gambaran secara umum sistem yang akan dibuat ditunjukkan oleh System
Context Diagram pada Gambar 4.
Perencanaan Bisnis
Perencanaan
Pemasaran
Perencanaan Produksi
Sumber Daya
Ok?
Penjadualan Produksi Induk (MPS)
Perencanaan Kebutuhan Material
(MRP)
Sumber Daya
Ok?
Pembelian Pengendalian
Aktivitas Produksi
Ukuran-ukuran Kinerja
Ya
Tidak
Ya
Tidak
UMPANBALIK
UMPANBALIK
Gambar 3. Bagan Proses Sistem Informasi Produksi
Laporan
BPPB
Bahan Produksi
Hasil Proses Produksi
Biaya Tenaga Kerja
Nota Penerimaan
Hasil Produksi
Biaya Listrik
1 Biaya Rawat Mesin
Sistem
Informasi
Produksi
Penjualan
Bagian
Umum
HRD
Gudang Manajemen
Gambar 4. System Context Diagram untuk Sistem Informasi Produksi
4. Uji Coba Sistem
Uji coba terhadap sistem yang telah dibuat dilakukan per modul, yaitu:
1. Modul Peramalan dalam Permintaan
Hasil uji coba yang telah dilakukan, sistem dapat:
- Melakukan pemilihan item yang akan diramalkan.
- Menentukan horizon waktu dari peramalan (jangka pendek, menengah,
atau panjang).
- Memilih model-model peramalan.
- Validasi model peramalan.
- Membuat dan mengimplementasikan hasil-hasil peramalan.
2. Modul Perencanaan Produksi
Hasil uji coba yang telah dilakukan, sistem dapat:
- Mengumpulkan data yang relevan dengan perencanaan produksi dan
mengubahnya menjadi informasi yang terstruktur.
- Menentukan kapasitas produksi berdasarkan sumber-sumber daya yang
ada.
3. Modul Perencanaan Sumber Daya
Hasil uji coba yang telah dilakukan, sistem dapat:
- Memperoleh rencana produksi dari modul perencanaan produksi.
- Menentukan struktur atau komponen penyusun suatu produk.
- Menentukan bill of resources
- Menghitung kebutuhan sumber daya total.
- Mengevaluasi rencana yang telah dilakukan.
4. Modul Penjadwalan Produksi
Hasil uji coba yang telah dilakukan, sistem dapat menyusun dan memperbaharui
jadwal produksi.
5. Modul Pengendalian Aktivitas Produksi
Hasil uji coba yang telah dilakukan, sistem dapat:
- Memaksimumkan tingkat pelayanan pelanggan.
- Melakukan efisiensi operasi.
- Menghasilkan laporan produksi, laporan produktivitas, dll.
5. Penutup
Berdasarkan uji coba yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan, yaitu:
1. Implementasi sistem informasi produksi harus terintegrasi dengan usaha desain
ulang proses bisnis (business process reengineering) serta memposisikan
sebagai suatu bisnis strategik.
2. Perlu diperhatikannya aspek-aspek yang berkaitan dengan sumber daya
manusia melalui manajemen perubahan.
3. Proses implementasi sistem informasi produksi tidak hanya berhenti sampai
selesainya instalasi perangkat lunak, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi
proses secara terus-menerus agar mencapai tujuan perusahaan.
Daftar Pustaka
Adam, E.E. and Ronald J. Ebert, Production and Operations Management, 5th edition,
Prentice-Hall, New Jersey, 1992.
Duncan, William L., Manufacturing 2000, American Management Association, New
York, 1994.
Gaspersz, Vincent, Manajemen Produktivitas Total: Strategi Peningkatan Produktivitas
Bisnis Global, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1998
Greene James H. (Editor), Production and Inventory Control Handbook, 2nd edition,
McGraw-Hill Book Company, Inc., New York, 1987.
Heizer, Jay and Barry Render, Production and Operations Management: Strategic and
tactical Decisions, 4th edition, Prentice-Hall Inc., New Jersey, 1996.
Landvater, Darryl V., World Class Production and Inventory Management, John wiley &
Sons, Inc., New York, 1993
Morris, D. And Joel Brandon, Reengineering Your Business, McGraw-Hill Book
Company, Inc., New York, 1993.
Nauhria R. N. And Rajnish Prakash, Management of Systems, Wheeler Publishing,
New Delhi, 1995.
Pannesi, R. T. And Helene J. O’Brien, Systems and Technologies, CPIM Student
Guide, APICS, Virginia, 1992.
Richard de Neufville, Applied Systems Analysis: Engineering Planning and Technology
Management, McGraw-Hill Publishing Company, New York, 1990.
Santoso, Leo Willyanto, Penggunaan Sistem Informasi berbasis komputer sebagai
tahap awal siklus Pengembangan Produk, Seminar Nasional Otomasi II – The
World of Automation 2004, Bandung, Desember 2004.
Santoso, Leo Willyanto, Penerapan metode design for production (DFP) untuk
meningkatkan proses pengembangan produk, Seminar Nasional Perancangan
Produk 2005, Yogyakarta, Februari 2005.
White, J.A., Production Handbook, Georgia Institute of Technology, 1987.